Tandarts Ingrid Zegers: ‘Evolution is een zeer compleet softwareprogramma. Alles wat je nodig hebt voor een praktijk zit er in’.

Ingrid Zegers startte in september 2010 haar eigen praktijk. Na nog geen half jaar heeft zij al ruim 1.000 patiënten. Sinds de start werkt zij met Evolution, nu bijna vijf maanden. ‘De Evolution software sprak mij vanaf het begin aan. Het is een zeer compleet programma. Alles wat ik nodig heb zit erin. Zowel voor de communicatie met de patiënt, de behandeling als de complete administratieve afhandeling. De administratie sluit bovendien naadloos aan bij het boekhoudprogramma dat ik ook van Software of Excellence erbij heb genomen’, zeg Ingrid Zegers.

Functies integreren
‘Met Evolution kun je diverse functies integreren. Op één scherm kun je bijvoorbeeld tegelijkertijd foto’s en de behandelkaart zien. Dat werkt heel efficiënt.’

Makkelijke werkende agenda
De agenda vindt Zegers ook erg handig. ‘Als je een afspraak wilt verplaatsen, hoef je ‘m alleen maar
te verslepen. Dat was bij de software waarmee ik eerder werkte wel anders. Daarbij moest je eerst de afspraak cancellen en vervolgens weer opnieuw maken.’

Heldere uitleg voor patiënten
De module met grafische weergaven van patiënten informatie gebruikt zij vooral voor uitleg over implantaten. ‘Mensen weten niet hoe dit allemaal werkt. Met de heldere animaties in Evolution krijgen zij een goed idee van wat ze kunnen verwachten. Patiënten reageren daar heel positief op.’

Werken met het pakket
‘Als je met Windows kunt werken, heb je het pakket snel onder de knie. Ik kreeg een goede training en voor vragen is er een helpdesk. Die werkt echt fantastisch. Als je belt wordt je meteen geholpen. Ook stuur ik hen regelmatig een vraag via e-mail en dat werkt erg efficiënt. Het is fijn dat de helpdesk kan inloggen in mijn systeem zodat je samen het probleem kunt oplossen’, zegt Zegers. Ook de
6-wekelijkse terugkomavonden vindt ze handig. ‘Je leert veel van de ervaringen van andere tandartsen en de manier waarop zij Evolution gebruiken.’

Reminders via de Recall Manager
‘Na afloop van een controle maken mijn patiënten een afspraak voor de volgende keer. Daarnaast gebruik ik de recall manager regelmatig voor het versturen van reminders aan een aantal van mijn patiënten. Dit wordt altijd erg op prijs gesteld.’

Evolution is een zeer compleet softwareprogramma. Alles wat je nodig hebt voor een praktijk zit er in. Zowel voor de communicatie met de patiënt, de behandeling als de complete administratieve afhandeling. Je kunt diverse functies integreren en dat werkt erg fijn. Bijvoorbeeld op één scherm zowel foto’s als de behandelkaart tonen. Ook de agenda, de heldere patiënten animaties en de e-mail reminders werken goed. Dankzij de training en de fantastische helpdesk heb ik het pakket snel onder de knie gekregen en werk ik er met plezier mee.

Ingrid Zegers, tandarts algemeen practicus, Purmerend

Tandarts Saskia Schepens over Evolution: ‘Evolution heeft ons veel efficiency gebracht. Ik werk graag met Evolution en zou niet meer terug willen’.

Algemeen practicus Saskia Schepens heeft een tandartspraktijk in Terneuzen met 2.500 – 3.000 actieve patiënten. In 1999 startte zij haar eerste praktijk waarvoor zij zelf haar administratie deed met het Integra pakket. Sinds een half jaar werkt zij met Evolution. ‘Evolution heeft ons veel efficiency gebracht waardoor we de praktijk beter kunnen organiseren. Ik werk graag met Evolution, en zou niet meer terug willen.’

Tijdwinst met Evolution
‘Met de Evolution agenda boeken we veel tijdwinst. Voorheen schreven we de afspraken in potlood in de agenda. Dit kostte veel meer tijd. Als een patiënt belde om een afspraak te verzetten, moesten we vaak lang zoeken om alles terug te vinden.’ Met Evolution kunnen we de praktijk beter organiseren wat erg belangrijk is nu de tarieven in de zorg onder vuur liggen en efficiency steeds belangrijker wordt.’

E-mailsysteem voor reminder
Ook het e-mailsysteem van Evolution vindt zij een vooruitgang. ‘Veel patiënten maken bij ons meteen een afspraak voor de volgende controle. Zij krijgen dan een kaartje mee waarop de datum staat genoteerd. Via Evolution krijgen de patiënten binnenkort een reminder net voor hun afspraak, zodat we het percentage patiënten dat niet komt opdagen kunnen verlagen. Veel patiënten stellen e-mail contact op prijs en mailen de praktijk nu zelf ook al over afspraken.’

Evolution denkt mee
Schepens vindt het Evolution pakket geschikt voor zowel de receptie als voor noteren van informatie over behandelingen. ‘Evolution denkt met je mee. Het pakket geeft veel herinneringen aan waardoor je efficiënt werkt en achteraf geen extra administratie hoeft te doen.’ Alles zit erop en eraan. ‘Een luxe’, vinden zowel tandarts Saskia Schepens als assistent Nettie de Jonge. ‘Veel andere pakketten, zoals Exquise en Simplex, hebben alleen basis functionaliteiten.’

Snel schakelen tussen functionaliteiten
Schepens en De Jonge vinden het Evolution pakket erg flexibel. ‘Je kunt snel en gemakkelijk heen-en-weer schakelen tussen allerlei functionaliteiten. Bijvoorbeeld tussen de agenda, de patiëntgegevens en het behandelplan. Binnen 2 seconden heb je toegang tot alle onderdelen.’

Mooie vormgeving
Ook de vormgeving vinden ze mooi. ‘Het Evolution scherm is prettig om naar te kijken. Er wordt met veel kleuren gewerkt waardoor je de faciliteiten goed kunt zien. Je kunt behandeling goed weergeven, bijvoorbeeld in welke hoek een vulling is gelegd’, aldus Schepens.’

Helpdesk met kennis van zaken
‘In het begin ging de support stroef, maar sinds de helpdesk naar Nederland is verplaatst, werkt het prima. Het is belangrijk dat de helpdesk van een software pakket niet alleen kennis heeft over de technische aspecten van het pakket maar ook over hoe je moet declareren. De helpdesk van Evolution biedt deze combinatie op een goede manier aan.’

Op de vraag of ze nog iets mist, antwoord Schepens ‘nee, Evolution zit goed in elkaar, we werken er zeer prettig mee.’
Evolution heeft ons veel efficiency gebracht. Ik werk er graag mee en zou niet meer terug willen. Met de agenda boeken we veel tijdwinst. Met het e-mailsysteem kunnen we reminders versturen zodat het percentage niet-opdagers vermindert. Evolution denkt met je mee. Het pakket geeft veel herinneringen aan waardoor je efficiënt werkt en achteraf geen extra administratie hoeft te doen. Ook kun je snel schakelen tussen functionaliteiten. Binnen 2 seconden heb je toegang tot alle onderdelen, bijvoorbeeld tussen de agenda, de patiëntgegevens en het behandelplan.

Saskia Schepens, tandarts, algemeen practicus, Terneuzen

Tandartsen Peter Kouijzer en Jan Maarten van den Boom: ‘Evolution is een flexibel software pakket met veel mogelijkheden’

Tandartsen Peter Kouijzer en Jan Maarten van den Boom hebben een tandartsenpraktijk in Spijkenisse met ca 4.000 patiënten. Naast algemene tandheelkunde richten zij zich op endodontologie, implantologie en MRA. Binnenkort verhuizen zij naar een nieuw te bouwen praktijk. Ruim voor de verhuizing, een half jaar geleden, zijn zij gestart met Evolution. ‘Evolution is een flexibel software pakket met veel mogelijkheden waarmee we onze praktijk verder kunnen ontwikkelen.’

Meerdere behandelplannen en begrotingen
‘In Evolution kunnen we verschillende behandelplannen en begrotingen per patiënt noteren’, aldus Jan Maarten van den Boom. Ook praktijkmanager Sjoukje van Eijken vindt dit erg prettig. ‘Toen we nog met Exquise werkten moesten we vaak via allerlei omwegen aanpassingen in behandelplannen doen. Nu kunnen we gemakkelijk een deelplan updaten. Peter Kouijzer voegt toe dat de plannen zo ook gemakkelijk naar de patiënt of naar een collega gemaild kunnen worden. Met hun vorige pakket kon dat minder gemakkelijk.

Lijst van verwijzende praktijken
Via Evolution krijg je veel gegevens over het reilen en zeilen van de praktijk. Bijvoorbeeld over de bezettingsgraad van het afsprakenboek en het verloop van de omzet. ‘Evolution geeft ook aan welke praktijken naar ons verwijzen’, zegt Kouijzer. Voorheen hadden we deze informatie niet.

Mogelijkheid om dubbele afspraken maken
Een andere punt van flexibliteit is de mogelijkheid een dubbele afspraak te noteren in de agenda. Van den Boom: ‘deze functie gebruiken we regelmatig voor een spoedgeval. Zo kunnen we gemakkelijker een extra afspraak inplannen als het nodig is.’

Individueel instellen scherm per gebruiker
De tandartsen en praktijkmanager vinden het een groot voordeel dat je per Evolution gebruiker kunt bepalen welke informatie er op het scherm getoond wordt. ‘Een tandarts heeft andere informatie nodig dan een baliemedewerkster’, zegt Van den Boom. ‘Een ander voordeel is dat er tegelijkertijd meerdere medewerkers aan de de gegevens van één patiënt kunnen werken. Bij ons oude pakket was dit niet zo vanzelfsprekend.

Goede service helpdesk
‘Het kost tijd om een nieuw pakket geheel te implementeren. Ons pakket werkt in grote lijnen nu goed’, zegt Kouijzer. ‘Na de verhuizing gaan we verder aan de slag met alle mogelijkheden zoals bijvoorbeeld het opvolgen van afspraken via de Recall Manager en het maken van selecties van patiënten.’ ‘De helpdesk geeft een goede service. ‘De vragen worden meteen afgehandeld’, geeft Van Eijken aan. ‘Ook kan de helpdesk meekijken in het systeem als je een vraag stelt. Zo kan het snel worden opgelost of kunnen ze voordoen wat je precies moet doen.’

Evolution is een flexibel software pakket met veel mogelijkheden. We kunnen verschillende behandelplannen en begrotingen per patiënt noteren en dit vervolgens mailen naar een
een patiënt of collega. Evolution geeft veel informatie over het reilen en zeilen van een praktijk, zoals een lijst met verwijzende praktijken. Andere punten van flexibititeit zijn: de mogelijkheid een dubbele afspraak te noteren, per gebruiker bepalen welke informatie er op het scherm getoond wordt, door meerdere medewerkers tegelijkertijd werken aan patiëntgegevens en een helpdesk die snelle en goede service verleent .

Tandartsen Peter Kouijzer en Jan Maarten van den Boom en Praktijkmanager Sjoukje van Eijken, Spijkenisse.

Tandarts Hedzer de Haan: ‘Evolution is een prima pakket, ik ben er echt tevreden over.’

Tandarts Hedzer de Haan heeft een praktijk in Aalsmeer met zo’n 2.300 patiënten. In zijn praktijk werken vier assistenten en een mondhygiënist. Direct nadat hij de praktijk overnam – 18 jaar geleden – startte hij met praktijksoftware van Integra. Eind 2009 stapte hij over op Evolution en werkt daar nu bijna anderhalf jaar mee. ‘Evolution is een prima pakket voor mijn praktijk. Ik ben een tevreden gebruiker.’

Röntgenafbeeldingen geïntegreerd in patiëntenkaart
‘De patiëntenkaart van Evolution werkt erg prettig’, zegt Hedzer de Haan. ‘De röntgenafbeeldingen zijn geïntegreerd in de patiëntenkaart wat overzichtelijk is. In mijn vorige pakket waren de patiëntenkaart en de röntgenafbeeldingen via aparte systemen zichtbaar en dat is omslachtiger.’

Handige automatische check op BSN en COV
De automatische check op BSN en COV (Controle op Verzekeringsrecht) vindt hij een ander pluspunt. ‘Evolution checkt automatisch of de gegevens betreffende naam, adres en woonplaats nog correct zijn en of er verandering in de verzekeringsgegevens zijn. Dat is erg gemakkelijk. Aan het einde van de middag wordt altijd even het BSN–COV-lijstje van de patiënten die de volgende dag komen doorgelopen. Dat is nu met één eenvoudige handeling gedaan.’

Recall Manager voor herinnering volgende controle
Via Evolution maakt De Haan een lijst van actieve patiënten die hij halfjaarlijks herinnert aan hun volgende controle. De adresgegevens print hij op een kaart die per post wordt verzonden. Enkele patiënten die hun e-mailadres hebben opgegeven, ontvangen de herinnering per e-mail. In de toekomst verwacht De Haan dat het aantal e-mailreminders zal gaan groeien. ‘De verwijzingen naar specialisten doe ik steeds vaker per e-mail via Evolution. Dat werkt prima.’

Efficiënte agenda
De Haan vindt de agenda van Evolution een belangrijk onderdeel van het pakket. ‘De agenda werkt efficiënt voor mijn praktijk.’

Goede conversie naar Evolution
‘De conversie van mijn oude pakket naar Evolution is op hoofdlijnen goed gedaan’, geeft De Haan aan. ‘We kregen een duidelijke cursus van enkele dagen. Ook voor de assistenten werkte dit prima. Daarna gingen we zelf met het pakket aan de slag wat goed ging.’

Compleet voor receptie en behandelkamer
De Haan vindt Evolution een compleet pakket voor de dentale praktijk. ‘Zowel voor het werk op de receptie als in de behandelkamer werkt het uitstekend.’

Voor op de website bij http://www.soeidental.com/Netherlands/testimonials.php
Evolution is een prima en compleet softwarepakket. Ik ben een tevreden gebruiker. Voor zowel het werk op de receptie als in de behandelkamer werkt het uitstekend. De röntgenafbeeldingen zijn geïntegreerd in de patiëntenkaart, wat overzichtelijk is. De automatische check op BSN en COV (Controle op Verzekeringsrecht) is een handig pluspunt. De Recall Manager gebruik ik voor herinnering aan de volgende controle via een postkaart. De patiënten die hun e-mailadres hebben opgegeven, ontvangen de herinnering via e-mail. Dit aantal zal in de toekomst verder groeien.

Tandarts Hedzer de Haan, Aalsmeer